1С:Архив. Регион. Электронная поставка

Новый программный продукт «1С:Архив. Регион. Электронная поставка» представляет собой универсальную систему для управления корпоративным контентом. Он разработан на современной и производительной технологической платформе «1С:Предприятие». Данное решение позволяет организовать централизованное хранилище всех бумажных и электронных документов для малых, средних и крупных предприятий и учреждений любых отраслей, снижая нагрузку на учетные системы. Программа поддерживает весь жизненный цикл документа от момента его регистрации до окончательного уничтожения.

Специализированная электронная поставка предназначена для автоматизации процессов в секторе государственного управления и других отраслях. В единое информационное пространство можно передавать электронные документы из разных информационных систем-источников. Система одинаково эффективно работает со справочниками организаций, подразделений и конкретных сотрудников. Методологическую основу программного комплекса составляют нормативно-правовые акты Российской Федерации в области архивного дела, а также «Методика управления документами и совместной работой», разработанная специалистами фирмы «1С», с организационными документами по хранению, входящими в состав комплекта нормативных документов.

Важно! Программа «1С:Архив. Регион» не имеет жестких ограничений на общий объем хранимых данных и количество загружаемых файлов. Реальная масштабируемость системы лимитируется исключительно доступной емкостью серверных накопителей или физических хранилищ вашей организации.

Основные функциональные возможности системы

Программа обеспечивает автоматическое выполнение большинства рутинных архивных операций. Механизмы платформы позволяют значительно снизить нагрузку на штатных сотрудников ведомств. Система предоставляет удобный интерфейс для поиска информации по метаданным и текстовому содержанию документов.

Основные функциональные возможности прикладного решения включают:

1. Долговременное хранение файлов. Надёжное размещение электронных документов в файловом или клиент‑серверном хранилище с соблюдением требований Росархива.
2. Потоковая загрузка данных. Автоматическое добавление в систему готовых zip‑контейнеров, содержащих файлы документов и отсоединённые электронные подписи (ЭП).
3. Контроль целостности. Регулярная автоматическая проверка метаданных, виз и хэшей документов на предмет несанкционированных изменений.
4. Поддержка юридической значимости. Автоматическое формирование архивных меток времени (timestamp) для электронных подписей по мере завершения срока действия текущих сертификатов.
5. Работа с бумажными фондами. Возможность вести строгий учётный журнал передачи оригиналов, сканировать копии документов и формировать карточки архивных дел.
6. Комплектование архивных фондов. Автоматическое формирование сводных описей и годовых разделов номенклатуры дел.
7. Утилизация документов. Автоматическое составление актов о выделении документов к уничтожению с соблюдением нормативно‑правовых требований.

Управление архивными процессами может осуществляться в автоматическом режиме. При необходимости пользователям доступно ручное оформление процедур уничтожения дел и подготовки сдаточных описей. Система соответствует требованиям Росархива и ФЗ‑63 «Об электронной подписи», обеспечивая юридическую значимость хранимых документов на протяжении всего срока хранения.

Преимущества региональной поставки для госучреждений

Данный вариант поставки предназначен для создания масштабных облачных и централизованных инфраструктур в государственном секторе. Он обеспечивает прямое подключение к единой информационной базе «1С:Архива» для всех государственных учреждений конкретного региона, причём по условиям лицензионного соглашения число подключаемых учреждений в пределах данного региона может быть произвольным. Это позволяет стандартизировать процессы ведения делопроизводства по единой методике управления документами и совместной работой, разработанной специалистами фирмы «1С». Прикладное решение создано на платформе «1С:Предприятие 8» и внесено в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных.

Внедрение региональной лицензии даёт организации следующие преимущества.

• Отсутствие ограничений на объём хранимых данных. Программный продукт «1С:Архив. Регион» не имеет ограничений на объём хранимых документов и адаптирован под требования крупных ведомств с большим документооборотом.
• Долговременное хранение с гарантией юридической значимости. Использование усовершенствованных архивных форматов электронной подписи (в частности, CAdES-A v3) позволяет продлевать проверяемость ЭП на неограниченное время: при приёмке документов система автоматически усовершенствует подпись до нужного формата.
• Единая методология управления документами. Прикладное решение сопровождается методологической поддержкой в виде организационных документов по хранению, входящих в состав «Комплекта нормативных документов» к «Методике управления документами и совместной работой», разработанной специалистами фирмы «1С».
• Оптимизация ИТ-ресурсов. Централизованное размещение базы на сервере снижает нагрузку на учётные системы и расходы на обслуживание локальных решений в отдельных учреждениях.

Возможности программы «1С:Архив. Регион» не ограничены каким-либо одним типом документов: продукт позволяет помещать в архивы всех бумажных и электронных документов из разных информационных систем — внутренние управленческие и организационных документов, кадровые учётные материалы по персоналу, отчётность из учётных систем (например, «1С:Бухгалтерия» или «1С:Бухгалтерия государственного учреждения»), а также отраслевые документы. Архивный учёт ведётся в соответствии с требованиями Росархива, включая поддержку всех операций — от передачи документов в архив до их уничтожения.

Следует учитывать, что клиентские лицензии «1С:Предприятия 8» для подключения госучреждений в поставку продукта не входят и приобретаются отдельно — по числу одновременных подключений к информационной базе. Наши специалисты помогут рассчитать необходимое количество лицензий и подобрать оптимальный состав поставки под конкретные задачи региона.

Программный продукт «1С:Архив. Регион. Электронная поставка» предназначена для организации долговременного хранения документов и управления архивного хранения в государственных учреждениях региона. Решение разработано на платформе «1С:Предприятие 8» и подходит для организации хранения всех бумажных и электронных документов из разных информационных и учетных систем в соответствии с требованиями Росархива и нормативно правовых актов в сфере архивного дела.

Электронная поставка позволяет существенно сократить сроки получения программы, так как передача дистрибутивов, регистрационных данных и лицензионной информации осуществляется через интернет. После регистрации пользователь получает официальный доступ к обновлениям, материалам поддержки и сервисы фирмы «1С».

В состав поставки «1С:Архив. Регион» входят следующие компоненты:

• Платформа «1С:Предприятие 8».
• Прикладное решение «Архив».
• Комплект документации в электронном виде.
• Лицензионное соглашение фирмы «1С».
• ПИН-коды для активации лицензии на запуск программы на одном рабочем месте.
• Материалы для регистрации и использования продукта.
• Поддержка в виде организационных документов по хранению входящих в состав комплекта нормативных документов к методике управления документами и совместной работой, разработанной специалистами фирмы «1С».

Важно учитывать, что лицензия, входящая в состав базового комплекта, обеспечивает использование программы только на одном рабочем месте и только в файловом варианте. Для расширения количества рабочих мест и работы в клиент-серверном варианте необходимы клиентские лицензии «1С:Предприятия 8», которые приобретаются отдельно.