Синхронизация 1С Бухгалтерия и УТ

Чтобы обмен работал корректно и правильно передавал сведения, правильно заполните все данные организации, по которой планируется делать синхронизацию: полностью настройте учетную политику БУ и НУ, заполните все реквизиты заданной фирмы (наименование, ИНН/КПП и т. д.).

Важно создать архивный вариант базы перед запуском настроек: в непредвиденных ситуациях это поможет вернуть исходные данные. Если вы не уверены, что сами справитесь с работой по настройке обмена, обратитесь с этим вопросом к нашим специалистам.

Правила обмена данными между 1С:Бухгалтерией и 1С:УТ определяются параметрами, которые вы устанавливаете в процессе настройки. Передача из УТ в БП устроена так, что переносятся именно те данные, которые необходимы для бухгалтерского и налогового учета. Далее представлены некоторые правила, которые необходимо учесть в процессе обмене данными:

• В информационной базе 1С:Управление торговлей регистрируются все данные торговых операций.
• Определите, как часто будет происходить обмен данными. Это может быть ежедневный, еженедельный или другой регулярный график.
• Данные передаются только в одну сторону. Из 1С:Бухгалтерия данные не передаются.
• Если в 1С:Управление торговлей меняется информация, это регистрируется автоматом, но при этом передается в 1С:Бухгалтерия вручную.
• Перед внедрением в реальной среде проведите тестирование обмена данных, чтобы убедиться, что все параметры правильно настроены и обмен будет происходит без ошибок.

В настройке синхронизации можно выделить такие этапы:

• Заполнение пунктов в 1С:Управление торговлей и 1С:Бухгалтерия.
• Настройка правил подключения в конфигурациях.
• Настройка правил отправки/получения данных в 1С:Бухгалтерия.
• Отправка данных из 1С:Управление торговлей.
• Получение данных в 1С:Бухгалтерия.

После подготовительных шагов можно приступить к настройке. Необходимый блок находится в подсистеме «Администрирование конфигурации». Перейдем в соответствующий раздел настройки, где выберем «Новую синхронизацию», чтобы запустить помощника.

Учитывая, что мы настраиваем обмен с Бухгалтерией, в открывшемся окне выбираем «Бухгалтерия» и запускаем помощник настройки синхронизации. После этого приступаем к настройке параметров подключения.

Если обмен осуществляется через каталог, электронную почту или FTP, то необходимо настроить параметры в обеих базах — источнике и приемнике. В случае прямого подключения или использования веб-сервиса, настройка проводится только с одной стороны, где важно определить правила загрузки в базу обмена.

• Узел обмена: информационная база как источника данных для обмена.
• Правила выгрузки в базу обмена: эти правила определяют, какая информация будет выгружаться. Создаются с использованием конфигурации «Конвертация данных», обеспечивающей эффективную конвертацию данных между различными конфигурациями.
• Правила выгрузки в текущую базу (при выборе типа: прямое подключение или веб-сервис): такие правила устанавливают порядок действий, по которому база данных забирает информацию из другой базы данных, 1С.
• Тип обмена: метод транспортировки данных между базами 1С. Для каждого типа обмена необходимо настроить соответствующие параметры подключения.

Каждый метод обмена имеет свои преимущества и недостатки. Например, прямой обмен удобен, его можно запустить из любой базы, но это означает отправку и получение данных сразу. Это может вызвать сложности при возникновении ошибок.

В случае обмена через файлы, процесс передачи делится на два этапа:

• Запуск обмена в базе 1.
• Запуск обмена в базе 2.

При каждом запуске формируется файл отправки и считывается входящий файл. Такой подход может помочь в случае сбоя или ошибки в данных и упрощает процесс восстановления. 

После настройки подключения в УТ мы делаем то же самое в БП, указывая ту же папку настроек, созданную при работе в Управлении торговлей. Завершив этап настройки подключений, переходим к установке правил получения и отправки данных.

Учитывая, что эти операции выполняются одновременно в обеих базах — как в приемной, так и в источнике, проведем настройку состава данных в УТ, затем перейдем к процессу выгрузки.

Важно отметить, что данная настройка предназначена для одностороннего обмена, и данные из Бухгалтерии не будут отправляться.

Правила получения данных (выбрать пункты в базе «Управление торговлей»): номенклатурная группа, статья прочих доходов и расходов при оприходовании товаров, склад по умолчанию.

Если вы успешно провели настройку правил, можно переходить к этапу сопоставления данных. 

Выполнив сопоставление и загрузку данных в помощнике «Настройка синхронизации с программой 1С: Управление торговлей», нажмите «Готово». Теперь можно переходить к первоначальной выгрузке данных. В настройках синхронизации выберите пункт «Выполнить начальную выгрузку данных». После этого переключите окно на Бухгалтерию и продолжите работу уже в ней.

Здесь необходимо настроить правила отправки-получения данных.

При односторонней синхронизацией, без выгрузки лишней информации из УТ, отмечаем «Отправлять только используемую в документах». 

Обратите внимание, что при такой настройке не выгружаются «Установки цен номенклатуры». Если выгрузка этих документов необходима (когда вы, например, ведете учет розничных продаж), можно настроить полный обмен. Для ведения такого учета в Бухгалтерии необходимо создание документа розничных цен.

Правила устанавливают, заполняется ли аналитика по складам. При снятом флажке «Выгружать аналитику по складам» везде подставляется склад, который указан в значении по умолчанию при настройке правил получения информации в 1С:Бухгалтерии предприятия. Тогда в БП не будут переданы данные о перемещении товаров между складами. Если в такой аналитике нет необходимости, можно убрать галочку и отменить выгрузку по складам.

Еще вам понадобится сопоставление данных и первоначальная выгрузка. После этих настроек в обеих базах зелеными флажками отмечаются все этапы. Далее можно переходить к проверке обмена. На вкладке «Синхронизация данных» нужно нажать «Синхронизировать».

Кроме ручной настройки обмена данными между базами, есть вариант автоматической выгрузки по расписанию с помощью регламентных заданий.

• Для файлового варианта. В разделе «Настройки обмена данными» на вкладке «Автоматический обмен» требуется добавить новое регламентное задание. На вкладке «Обмен по событиям» необходимо указать события, при которых будет инициироваться обмен. Например, запуск программы определенным пользователем.
• Для клиент-серверного варианта. В разделе «Настройки обмена данными» на вкладке «Автоматический обмен»  требуется добавить новое регламентное задание и указать соответствующее расписание.