Переход на 1С

Продукты 1С:Предприятие 8.3 стремительно развиваются и превосходят по функционалу не только многие отечественные, но и дорогостоящие западные аналоги. При этом стоимость программных продуктов, а также общая стоимость владения продуктами 1С существенно ниже, чем у систем от других производителей.

1С предоставляет несколько версий своей платформы (7.7, 8.0, 8.1, 8.2, 8.3), каждая из которых содержит свои редакции, а внутри редакций – различные релизы. Релизы 1С выходят каждые 1-2 месяца, редакции обновляются ежегодно, а версии платформы обновляются реже всего – раз в 2 года.

Новые редакции совместимы только с последними версиями платформы 1С, но для некоторых редакций предусмотрена возможность использования в режиме совместимости с более старыми версиями платформы. Чем выше уровень обновления и чем лучше настроена и оптимизирована ваша система, тем более сложным становится процесс обновления 1С.

Преимущества использования 1С для бизнеса включают в себя следующее:

• Пользовательская настройка интерфейса программы.
• Возможность вести учет для нескольких юридических лиц в одной программе.
• Сервис проверки отчетов для налоговой с рекомендациями по правкам.
• Удобство при применении различных систем налогового учета.
• Соблюдение положений бухгалтерского учета 18-02.
• Гибкая настройка форм отчетности.
• Возможность учета товаров по партиям.
• Быстрая обработка больших объемов информации и экономия времени при формировании отчетов.
• Автоматическое формирование рабочих документов.
• Удобный сбор информации в одном окне.
• Контроль при заполнении данных контрагента.
• Возможность распределения побочных расходов по усмотрению пользователя.

Стоит отметить, что переход, также как и изменение конфигурации внутри 1С:Предприятие, может быть сложным. Поэтому важно обратиться за помощью к специалисту при выполнении этих операций, вместо того чтобы пытаться сделать это самостоятельно.

В начале года возникают определенные ситуации, в которых становится целесообразным проведение переноса данных. Это чаще всего происходит при перемещении информации о заработной плате и регламентированном учете, особенно в случаях, когда имеется строгий график предоставления отчетности. Такой подход помогает уменьшить количество рутинных операций, связанных с переносом и систематизацией документов. С управленческой отчетностью ситуация более проста, но многие предпочитают осуществить ее перенос также в начале календарного года. Достаточно точно загрузить необходимую справочную информацию и заполнить остатки на конец периода. После фактического закрытия года начальные остатки переносятся в прошлое, старые документы по остаткам удаляются, после этого можно продолжить работу в обычном режиме.

Иногда компании осознанно откладывают переход на новую систему до фактического завершения финансового года, иногда даже до середины марта. После завершения отчетного года происходит перенос остатков, а пользователи переключаются на новую программу. Может возникнуть необходимость внести корректировки в остатки на конец года, что может быть сделано вручную или, если требуется множество изменений, может потребоваться повторная загрузка данных.

Переход в середине года может произойти при внедрении проектов по управленческому учету, таких как управленческая отчетность, складское управление, CRM, и прочие аспекты, не связанные со сроками уплаты налогов и не требующие отчетности перед государством. Иногда переход на «1С» в середине года осуществляется в срочном порядке. Другой сценарий – миграция с иностранного программного обеспечения на отечественное, поддержка которого была прекращена (например, SAP). В этом случае клиент вынужден срочно перейти, иначе работа в компании будет нарушена. Еще одна причина – изменения в законодательстве, которые невозможно реализовать в старой программе.

Если компания переходит на другую программу в середине года, ей необходимо передвинуть всю историю с начала года до текущего момента для формирования годовой отчетности (баланс, НДС и др.). Иногда клиент желает переместить часть данных, касающихся управленческих решений. Технически это возможно, но требует значительных временных и ресурсных затрат, что увеличивает общую стоимость процесса.

Рассмотрим переход с редакции 2.5 программы «1С:ЗУП» на более современную 3.1.

Программа предлагает два варианта переноса данных. Первый вариант – с остатками, рекомендуемый. При этом в новую программу переносятся только текущие данные на момент начала учета. Это позволяет минимизировать возможные ошибки, поскольку лишняя информация и некорректные настройки не попадают в новую программу. Процесс перехода осуществляется быстро. Однако минус заключается в потере истории, что исключает возможность формирования отчетов за предыдущий период. Например, при использовании этого варианта для перехода с версии «1С:ЗУП 2.5» на версию 3.1 сохраняется лишь снимок данных о сотрудниках на момент перехода, а по взаиморасчетам остаются только остатки на выбранную дату. Также теряются результаты начислений и удержаний. Похожие сценарии применяются и при работе с другими конфигурациями и контурами учета.

Второй вариант – с документами. При использовании этого метода в новую программу переносятся данные с полной историей. Преимущество заключается в возможности отслеживания отчетности в динамике, учитывая предыдущие периоды. Однако недостатком является значительный объем передаваемой информации и риск возникновения ошибок в процессе миграции. С увеличением размера компании вероятность появления ошибок также увеличивается.

Что важно:

• Перенос документов представляет собой чрезвычайно тщательную задачу. Все передаваемые документы требуется внимательно проверить и перепроверить: от наличия самих документов до корректности их заполнения, правильного распределения по счетам и расходам, а также правильности формирования отчетов и прочего. Все эти аспекты требуют тщательного анализа вплоть до каждого отдельного дня в разрезе всех видов данных.
• У программ, даже если это разные версии одной и той же конфигурации, может быть абсолютно различное концептуальное, структурное и технологическое оформление. Существуют различные методы контроля уникальности элементов справочника (договоры, номенклатура, контрагенты, ИНН), различные принципы формирования НСИ, реквизиты, количество знаков после запятой, методы округления и другие механизмы расчета. В версиях 2.5 и 3.2 программы «1С:ЗУП» могут возникнуть расхождения в расчетах среднего заработка, так как поздняя редакция учитывает премии по-другому. Все эти аспекты требуется внимательно проанализировать и учесть, прежде чем приступать к процессу переноса, и это лишь часть возможных расхождений.
• В предыдущей системе часто присутствуют ошибки, которые могли оставаться незамеченными или исправлялись вручную. При переходе с «1С:ЗУП версии 2.5» на версию 3.1 могут возникнуть ошибки в учете НДФЛ. Если по каким-то причинам налог был рассчитан, но не удержан, в новой программе это может отразиться как задолженность. Также могут выявиться суммы без указания количества, количества без суммы и другие явные неточности. Необходимо активное участие ключевых сотрудников, обладающих глубоким пониманием внутренних процессов. Только они способны помочь исполнителю разобраться в происхождении несоответствий и принять решение о последующих шагах.

Необходимо уточнение заказчиком требований к переносу данных, учитывая его предпочтения, технические возможности системы и формат, в котором можно извлечь данные. На этапе моделирования аналитики создают модели процессов заказчика и проектируют предварительные решения, не принимая во внимание данные, накопленные в предыдущей системе.

В разделе разработки программисты готовят инструменты для переноса данных и правила обмена. Этап переноса данных включает подготовку и перенос исторических данных из унаследованных систем, проводимых итеративно с последующими доработками и проверками.

На этапе обучения пользователей обучают работе в новой системе. Запуск в опытно-промышленную эксплуатацию включает тестирование функциональных блоков с перенесенными данными в условиях, максимально приближенных к реальным. Система запускается в эксплуатацию.

На этапе сопровождения проводится анализ правильности учета, поиск и исправление ошибок, а также настройка и доработка системы.

Это необязательный процесс. При переходе на комплексный продукт в середине года – например, с 1С:УПП на 1С:ERP – можно сначала внедрить подсистемы, такие как торговля, склад, производственный учет и другие, настроив интеграцию между старой и новой системами. Расчет зарплаты, бухгалтерия и налоговый учет могут быть отложены до начала следующего года. В таком случае нет необходимости переносить большие объемы данных.

Кроме того, если старые данные необходимы не постоянно, а лишь несколько раз в год, можно обратиться к предыдущей базе данных и вручную выгрузить необходимые отчеты.